Θεωρία τακτικής διοίκησης Παραγωγικών Μονάδων προς επίτευξη τεθέντων στόχων

Η βαρύτητα που πρέπει να αποδίδεται σε συγκεκριμένους κάθε φορά, τομείς μίας παραγωγικής μονάδας εξαρτάται από τον τύπο αυτής, το προϊόν της ασφαλώς, τους διαθέσιμους πόρους και πληθώρα άλλων παραμέτρων οι οποίες, σε καμία περίπτωση δεν είναι ίδιες από μία εταιρεία σε μια άλλη. Η σημείωση που ακολουθεί αποτελεί μία συγκέντρωση ιδεών, απόψεων και σκέψεων που πηγάζουν τόσο από προσωπική εμπειρία αλλά και βιβλιογραφική έρευνα κυρίως όσον αφορά το σκεπτικό της διοίκησης και του καταμερισμού ευθυνών σε συνάρτηση με την αλυσίδα της ιεραρχίας και την παραγωγική διαδικασία.

Αποδεχόμαστε αξιωματικά ότι κανένα πλάνο παραγωγής δεν πρόκειται να αντέξει την επαφή με την ίδια την παραγωγή και τα απρόοπτα που την ακολουθούν. Σε μία γραμμή παραγωγής οι καταστάσεις αλλάζουν διαρκώς και με ταχείς ρυθμούς. Ακριβώς σε αυτό το αξίωμα θα επανερχόμαστε καθ’ όλη τη διάρκεια και όχι επειδή το επιθυμούμε αλλά επειδή πράγματι, οι καταστάσεις και οι συνθήκες είναι πάντοτε μεταβλητές είτε προς το καλύτερο, είτε- συχνότερα- προς το χειρότερο. Το γεγονός αυτό ασφαλώς και δεν καθιστά τον προσεκτικό σχεδιασμό άκυρο ή ουτοπικό αλλά μάλλον, έχει σκοπό να μας βοηθά στο να μην αναλώνουμε τους εαυτούς μας, φαιά ουσία και χρόνο- ο οποίος μεταφράζεται σε χρήμα- εξαντλώντας και την παραμικρή λεπτομέρεια στον σχεδιασμό, καθώς θα είναι ανέφικτο τέτοιου είδους σχεδιασμός να προλαβαίνει να ακολουθεί την κάθε φορά, επικρατούσα κατάσταση.

Είναι μάλλον προτιμότερο να επικεντρώνεται κανείς κατά τον αρχικό σχεδιασμό στη θέση στόχων και καταμερισμό των δυνάμεων- ήτοι προσωπικό και εξοπλισμό ώστε να επιτευχθούν οι όποιοι στόχοι καθώς δε θα μπορούν να προβλεφθούν και να καλυφθούν χρονικά όλες οι παράμετροι που μπορούν να επηρεάσουν ένα ανοιχτό σύστημα το οποίο περιλαμβάνει ανθρώπινο δυναμικό όπως αυτό μιας γραμμής παραγωγής. Όταν έχει αποφασιστεί και τεθεί κάποιος στόχος παραγωγής, ο διευθυντής παραγωγής μεταφέρει και εξηγεί στους άμεσα υφισταμένους του τον στόχο αυτόν. Ασφαλώς, ο στόχος αυτός και η επίτευξή του, έχει ανατεθεί στον διευθυντή παραγωγής από τον άμεσα προϊστάμενό του και η αλυσίδα συνεχίζεται. Με την ίδια λογική η αλυσίδα συνεχίζεται και προς τα κάτω. Ο κάθε υπεύθυνος βάρδιας ο οποίος είναι και άμεσα υφιστάμενος του διευθυντή παραγωγής θα πρέπει να έχει την ευελιξία να επιλέξει τον τρόπο με τον οποίο θα επιτευχθεί ο στόχος αυτός λαμβάνοντας υπ’ όψιν το διατιθέμενο ανθρώπινο δυναμικό και τα τεχνικά μέσα. Θα πρέπει λοιπόν οι προϊστάμενοι βάρδιας να μπορούν να εκτιμήσουν την κατάσταση ορθά και κοφτά και να λαμβάνουν οι ίδιοι τις πρέπουσες αποφάσεις για τυχόν διορθωτικές κινήσεις κάθε φορά, συμπληρώνοντάς τις με τις κατάλληλες εντολές- οδηγίες προς τους δικούς τους άμεσα υφιστάμενους ανάλογα με την επικρατούσα κάθε φορά κατάσταση.

Κατ’ επέκταση, η ευελιξία η οποία και θα είναι βασισμένη στη λήψη πρωτοβουλίας και ταχέων αποφάσεων από τον κάθε υπεύθυνο, είναι ο μόνος τρόπος για να διασφαλιστεί η αντιμετώπιση της συνεχώς εξελισσόμενης κατάστασης εντός της ροής στη γραμμή παραγωγής. Οι εντολές ασφαλώς δεν παύουν να είναι εντολές και η ακριβής εκτέλεση αυτών από τον εκάστοτε υφιστάμενο και τους υφισταμένους του είναι υψίστης σπουδαιότητας. Αν όμως, για τον οποιοδήποτε λόγο η αποστολή έχει τεθεί εκτός χρόνου, οι στόχοι διαφαίνεται να μην επιτυγχάνονται και το φαινόμενο ντόμινο αρχίζει να επιδρά στη γραμμή παραγωγής, θα πρέπει ο προϊστάμενος βάρδιας ή ο υπεύθυνος σε κάθε βαθμίδα ιεραρχίας να μπορεί να διαβλέπει την άτακτη τακτική κατάσταση και να μπορεί να προσαρμόζει το πρόγραμμα, τις εντολές και τις προτεραιότητές του βάσει των συνθηκών που επικρατούν.

Άμεση προτεραιότητα θα πρέπει να είναι η επίλυση των όποιων προβλημάτων ή ζητημάτων άπτονται της αρμοδιότητας της παραγωγής, λαμβάνοντας- αν απαιτείται- πυροσβεστικά μέτρα ώστε να μπορέσει να ομαλοποιηθεί η κατάσταση καθότι μόνη της έχει λόγω εντροπίας την τάση να ξεφύγει προς την αταξία. Όταν κι εφόσον τα πράγματα ομαλοποιηθούν στο εκάστοτε τμήμα της γραμμής, (θεωρούμε ότι δεν πρόκειται ποτέ να είναι ομαλά σε όλο το μήκος της) τότε μπορεί ο κάθε υπεύθυνος να επανέλθει στους στόχους που είχαν τεθεί αρχικά και εκφράζονταν μέσα από τις εντολές που είχε λάβει από τον άμεσα προϊστάμενό του. Αυτό σημαίνει ότι ο κάθε προϊστάμενος, λαμβάνει τις εντολές που του δίνονται, τις επεξεργάζεται και προσπαθεί τα μέγιστα να τις εκτελέσει λαμβάνοντας υπ‘ όψιν την επικρατούσα κατάσταση στη γραμμή. Αν η κατάσταση αλλάξει ή αποδειχθεί διαφορετική από τις προσδοκίες αλλάζει τον ρου της βάρδιας προς επίτευξη δευτερεύοντος στόχου τουλάχιστον μέχρι να μπορεί να στραφεί ξανά προς επίτευξη του αντικειμενικού του σκοπού, αναφέρεται στον άμεσο προϊστάμενό του και αποδέχεται τις όποιες συνέπειες μπορεί να φέρουν οι πράξεις και οι αποφάσεις του.

Οι καταστάσεις απέναντι στις οποίες θα βρεθούν οι προϊστάμενοι και γενικότερα οι εργαζόμενοι σε κάθε αλλαγή βάρδιας είναι σίγουρα πολλαπλές και ποικίλες. Αλλάζουν συχνά, αναπάντεχα και δύσκολα προβλέπονται εκ των προτέρων με την επιθυμητή ακρίβεια. Είναι δεδομένο λοιπόν ότι δε θα μπορούμε ποτέ να προβλέψουμε με ακρίβεια την κατάληξη κάθε διεργασίας αλλά μόνο την κατάληξη που επιθυμούμε να έχουμε και αυτή ταυτίζεται με την ολοκληρωτικά επιτυχημένη έκβαση της εκάστοτε διαδικασίας. Το εγγενές βάθος της όποιας γραμμής παραγωγής απαιτεί ανεξάρτητη σκέψη και ενεργούς εργαζόμενους οι οποίοι θα εκμεταλλεύονται την κάθε περίσταση με έναν τρόπο σκεπτικό, αποφασιστικό και συνάμα τολμηρό. Κι ενώ η προσπάθεια λήψης πληροφοριών και αποτελεσμάτων είναι θεμελιώδης για τη βελτίωση της γραμμής και της διεργασίας, η αναμονή για νέα σε μια δύσκολη χρονική συγκυρία είναι ένα σημαντικό λάθος. Ως εκ τούτου, οι υπεύθυνοι σε κάθε επίπεδο και υπο-μονάδα θα πρέπει να μπορούν να αναγνωρίζουν γρήγορα τις ευνοϊκές συγκυρίες και να τις εκμεταλλεύονται με αποφασιστικότητα. Ο ηγήτορας ανεξαρτήτως επιπέδου και ιεραρχίας, αυτός που θα κρίνει την έκβαση μιας αμφιλεγόμενης κατάστασης, δεν είναι αυτός ο οποίος θα έχει μόνο πληθώρα νοητικών χαρακτηριστικών. Θα πρέπει να διακρίνεται από ισχυρό χαρακτήρα ώστε να μπορεί να αντεπεξέρχεται των απαιτήσεων που συνοδεύουν τη θέση του. Ακριβώς λόγω των πολλαπλών παραμέτρων που χαρακτηρίζουν μία γραμμή, μόνο μία χονδροειδή εκτίμηση της ακριβούς έκβασης των πραγμάτων θα είμαστε σε θέση να εξάγουμε. Με αυτά κατά νου, τα κύρια χαρακτηριστικά που θα θέσουν ένα γρήγορο τέλος στο όποιο ζήτημα ανακύπτει είναι η πνευματική ευελιξία, πρόθυμη και χωρίς δισταγμό αποδοχή ευθύνης, το κατάλληλο μίγμα προσοχής, επιφυλακτικότητας και τόλμης και η γενικότερη επιβολή στους υφισταμένους με ταυτόχρονη ενσυνείδητη αποδοχή του ηγήτορα από αυτούς.

Θα πρέπει όμως να μπορούν όλοι να διακρίνουν και να διαχωρίζουν τη στρατηγική τόλμη από τον επιχειρησιακό τζόγο. Στο σημείο αυτό λοιπόν, θα πρέπει να διευκρινιστεί η διαφορά ανάμεσα σε μια τολμηρή απόφαση και σε ένα ρίσκο που πάρθηκε ως μέσο πυρόσβεσης μιας δύσκολης ή κρίσιμης κατάστασης. Τολμηρή απόφαση είναι εκείνη η οποία ενέχει τον κίνδυνο της αποτυχίας και η επιτυχία της οποίας ασφαλώς δεν μπορεί να εγγυηθεί αλλά παράλληλα, αφήνει επαρκείς πόρους ώστε να αντιμετωπίσει κανείς την όποια κατάσταση- ως επί το πλείστο δυσάρεστη- ανακύψει. Το ρίσκο από την άλλη είναι ένα εγχείρημα το οποίο μπορεί να οδηγήσει είτε στη νίκη είτε σε παταγώδη αποτυχία με ίσες πιθανότητες και στη δεύτερη περίπτωση δεν αφήνει περιθώρια άμεσης ανάκαμψης.

Είναι σαφές ότι τα παραπάνω στηρίζονται στην ταχύτατη εκτέλεση όλων των απαραίτητων ελιγμών χωρίς να τίθεται σε κίνδυνο η ασφάλεια του προσωπικού, των μηχανημάτων και της διεργασίας- που εξασφαλίζει ξανά με τη σειρά της το προσωπικό και τα μηχανήματα. Αυτός είναι και ο λόγος που οι εντολές θα πρέπει να είναι σύντομες, κοφτές και ξεκάθαρες. Σαφώς και θα πρέπει να είναι γραπτές καθότι τα λόγια πετούν αλλά ταυτόχρονα, θα πρέπει να είναι τέτοιες που η ουσία τους να μη χάνεται αν εκδοθούν προφορικά και μεταχρονολογημένα δοθούν και γραπτά για λόγους κατοχύρωσης του εντολέα. Η φιλοσοφία τους είναι ότι κάθε προϊστάμενος- ως επικεφαλής της βάρδιάς του- εργάζεται σωστά και προσπαθεί τα μέγιστα για να φέρνει εις πέρας τις αποστολές που ανατίθενται σε αυτόν και τις άλλες βάρδιες.

Κρατώντας τα παραπάνω ως γνώμονα, ο κάθε προϊστάμενος βάρδιας δε θα πρέπει να λειτουργεί ούτε και να του επιβάλλεται να λειτουργεί με βάση την ελάχιστα απαραίτητη γνώση. θα πρέπει να έχει ευρύτερη γνώση των στόχων που έχουν και οι υπόλοιπες βάρδιες- οι οποίοι δε θα πρέπει να διαφέρουν από αυτούς της δικής του- ώστε να μπορεί να σχηματίσει μια γενικότερη εικόνα και να μπορεί να ελιχθεί μπροστά σε μία δύσκολη στιγμή. Σε αυτό ακριβώς στοχεύει και η λεπτομερής αλλαγή βάρδιας, στην οποία δεν μοιράζονται εντολές μεταξύ προϊσταμένων αλλά γίνεται μια διαδικασία από-ενημέρωσης και ενημέρωσης μεταξύ ισόβαθμων στελεχών και εν συνεχεία μοιράζονται οι όποιες εντολές εσωτερικά στην κάθε βάρδια.

Τέτοιου είδους ενημέρωση και ανταλλαγή πληροφοριών θέτει τις βάσεις για εκτέλεση εργασιών σε πλήρη συγχρονισμό μεταξύ τους. Και είναι ακριβώς αυτός ο συγχρονισμός, χωρίς τον οποίο, δεν μπορούν οι υπόλοιπες εργασίες να γίνουν σε πλήρη ταχύτητα. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι σε θέση να εκτελέσουν όλες τις εργασίες στις οποίες είναι εκπαιδευμένοι, έχουν εμπειρία και νιώθουν αυτοπεποίθηση, με τη μεγαλύτερη ταχύτητα που επιτρέπουν τα μηχανήματα και οι διεργασίες και κυρίως, σε πλήρη συγχρονισμό μεταξύ τους. Το να είναι κανείς ευχαριστημένος με το μέτριο και τη μετριότητα είναι σχεδόν θανατηφόρο. Πρέπει ο καθένας να απαιτεί και να αποζητά τη μέγιστη απόδοση από τους υφισταμένους του και τον εαυτό του- ώστε να μπορεί να απαιτεί την μέγιστη απόδοση από τους υφισταμένους του. Ο εκάστοτε προϊστάμενος θα πρέπει να είναι η κύρια κινητήριος δύναμη πίσω από την όποια κατάκτηση ή επίτευξη στόχου και τα μέλη της εκάστοτε βάρδιας ή υπομονάδας να βασίζονται στην εικόνα του ως διοικούντος. Ταυτόχρονα όμως, είναι λάθος να υποθέτει κανείς ότι ο εκάστοτε υπεύθυνος τμήματος ή υπομονάδας θα εκμεταλλευτεί στο έπακρο μία δεδομένη κατάσταση. Οι περισσότεροι άνθρωποι υποκύπτουν αργά ή γρήγορα σε μία λανθάνουσα αδράνεια. Το αποτέλεσμα είναι αναφορές ότι το τάδε και το δείνα δεν μπορούν να γίνουν. Οι λόγοι είναι αδιάφοροι στην προκειμένη περίπτωση- δικαιολογίες είναι εύκολο να σκαρφιστούν. Τέτοια άτομα πρέπει να βιώνουν το γεγονός ότι ο προϊστάμενός τους και ίσως κατά περίπτωση ο προϊστάμενος του προϊσταμένου κατέχει εξουσία και να ταρακουνιούνται εκτός της απάθειάς τους.

Προκειμένου τα προηγούμενα να μην αποτελούν εξωπραγματικά σενάρια, μία βασική παράμετρος είναι ο προϊστάμενος βάρδιας να είναι αυτόπτης και αυτήκοος μάρτυρας των καταστάσεων και των εξελίξεων. Γι’ αυτό και είναι σχεδόν επιβεβλημένη η άσκηση διοίκησης μέσα από τη γραμμή παραγωγής. Με τον τρόπο αυτόν και με συνεχή κίνηση από το ένα σημείο της γραμμής στο άλλο, μπορεί ο κάθε προϊστάμενος να έχει ιδίαν γνώση και γνώμη για την κατάσταση. Τα παραπάνω θα πρέπει να ισχύουν, στην έκταση που επιτρέπει η γνώση των επιμέρους διεργασιών και για τον κάθε επικεφαλή χειριστών ο οποίος, έχοντας μικρότερο τομέα ευθύνης από τον προϊστάμενό του, μπορεί να γνωρίζει την τακτική κατάσταση που επικρατεί όταν ο προϊστάμενος δεν είναι παρών και μπορεί να καλύπτει τα κενά που ενδέχεται να δημιουργηθούν λόγω της συνεχούς κίνησής του και της συνεχώς εξελισσόμενης και διαρκώς διαμορφούμενης κατάστασης. Τα παραπάνω οδηγούν στο συμπέρασμα ότι εργαζόμενοι στις θέσεις ευθύνης της παραγωγής- ήτοι προϊστάμενοι βάρδιας και επικεφαλείς χειριστών κυρίως- θα πρέπει να μαθαίνουν γρήγορα να λειτουργούν αυτόνομα εντός ασφαλώς ενός πλαισίου στόχων παραγωγής και να μην περιμένουν να πάρουν εντολές. Επίσης, θα πρέπει να είναι σε θέση να καλύπτουν τη θέση του άμεσα προϊσταμένου τους αν ποτέ αυτό απαιτηθεί και οποιουδήποτε από τους άμεσα υφισταμένους τους χρειαστεί. Στη δεύτερη περίπτωση μάλιστα, αυτό θα πρέπει να γίνεται χωρίς ίχνος διστακτικότητας καθώς ακυρώνονται όλα όσα έχουν επιτευχθεί για τη δημιουργία της όποιας καλής εικόνας του διοικούντος ή του υποδιοικούντος. Αυτό υποκρύπτει το γεγονός ότι τόσο ο προϊστάμενος όσο και ο επικεφαλής χειριστών θα πρέπει να είναι εκπαιδευμένοι και να νιώθουν αυτοπεποίθηση ο καθένας με το αντικείμενο του άλλου αλλά επιπρόσθετα, ο πρώτος να είναι σε θέση από άποψη εκπαίδευσης πλέον, να εκτελέσει τα καθήκοντα του προϊσταμένου του σε περίπτωση που αυτό απαιτηθεί και ο επικεφαλής χειριστών να είναι τόσο καλά εκπαιδευμένος σε όλα τα πόστα του δικού του τομέα ευθύνης ώστε να μπορεί, για οποιοδήποτε λόγο, να καλύψει οποιοδήποτε κενό δημιουργηθεί.

Αυτή η νοοτροπία των συνεχών κύκλων παραγωγής που ο επόμενος ανοίγει τη στιγμή που ο προηγούμενος κλείνει θα πρέπει να μεταφερθεί και στους εργαζόμενους που κατέχουν χαμηλότερες θέσεις στην αλυσίδα της εταιρικής ιεραρχίας άμεσα με την ένταξή τους στη γραμμή παραγωγής αλλά με μία σημαντική διαφορά. Η έναρξη νέου κύκλου εργασιών χωρίς να πρέπει να δοθεί εντολή για αυτό θα πρέπει να γίνεται μόνο εφόσον οι εν λόγω εργασίες εντάσσονται στις τυποποιημένες εργασίες του πόστου τους και δεν ξεφεύγουν από την τυπική διαδικασία παραγωγής. Επιπρόσθετα, δε θα πρέπει να επιτρέπονται οι πρωτοβουλίες εκτός εξαιρετικών περιπτώσεων που αυτές θα καθορίζονται κάθε φορά από τον κάθε εργαζόμενο και τις ικανότητές του (έμφυτες και επίκτητες) όπως αυτές θα κρίνονται από τον προϊστάμενο βάρδιας και τον επικεφαλή χειριστών οι οποίοι έχουν τον έχουν ζήσει περισσότερο και από μικρότερη απόσταση και είναι οι πλέον αρμόδιοι να κρίνουν αν μπορεί να λάβει κάποιου είδους πρωτοβουλία και σε τι βαθμό.

Τα παραπάνω αποτελούν τις γενικές αρχές οι οποίες σε τρεις λέξεις θα μπορούσαν να χαρακτηριστούν ως τακτική επίτευξης στόχων. Αποτελούν μία μικρή επιτομή κάποιων κανόνων οι οποίοι εκφράζουν έναν συγκεκριμένο τρόπο σκέψης και θα μπορούσαν, αν συμπυκνώνονταν να αποτελούν τη φιλοσοφία ή τις Αρχές μιας γραμμής παραγωγής.